Wdrożenia systemów IT do zarządzania produkcją to zmora firm produkcyjnych. Najpierw wyobrażamy sobie niesamowite ułatwienia i złote góry, po czym dowiadujemy się, że wdrożenie zajmie, nie 3 miesiące, a rok i że nic nie działa. Największa bolączka to źle przygotowany, czy doinformowany nasz własny personel.
Wdrożenie, by było sprawne, musi być przygotowane na bazie przemyśleń osób, które na co dzień pracują z procesem, które mają swoje bolączki i obserwacje, które swoje sugestie przeleją na odpowiednie schematy razem z programistą. IT to nie magia! Nikt nam nie przygotuje gotowego systemu planowania produkcji dedykowanego naszej branży, jak nie ma o niej pojęcia. Co ciekawe, każdy zakład ma swoje technologie, tajemnice i złożone procesy, które musi przekazać programiście do stworzenia odpowiednich formuł obliczeniowych.
Jakie wtedy napotykamy bariery? – że nie mamy norm, wskaźników, wytycznych. Programista dowiaduje się, że oczekujemy wydajności maszyn i produkcji, ale nie mamy ani specyfikacji maszyn i taktów produkcyjnych, ani norm pracy, ani receptur surowcowych przy danym typie produkcji. Najpierw zatem zbierz bazę informacji- big data, która posłuży do stworzenia obliczeń. Wypracujesz przy tym prawidłową procedurę kalkulacji produktów, mierzenia czasu pracy itp.
Kolejne wyzwanie to wprowadzenie technologii nowych produktów, krótkich serii, które wymykają się kontroli, czy też nie są zgodne z zasadami wydajności w zakładzie. Jak wykonać kalkulacje pilotażowe, jak określić prawidłowy przebieg procesu? Powinien on być zaprojektowany.
Dział R&D w Twojej firmie, to konieczność, jeżeli chcesz dobrze zorganizować produkcję nowego asortymentu, a przede wszystkim stworzyć go zgodnie z oczekiwaniem klienta. Wielu moich klientów z ułańską fantazją wymyśla, kreuje wspaniałe produkty, korzysta z dotacji na innowację itp. po czym okazuje się, że wiele tematów nie zostało prawidło określonych na etapie projektowania produktu i jego produkcji.
Diagram SIPOC to doskonałe narzędzie, które służy do projektowania procesów, etapów i barier, elementów produkcji. Proste narzędzie, a tak zaniedbywane w naszej codziennej pracy.
Aby skonstruować diagram należy odpowiedzieć na pytania dotyczące każdego z jego pięciu składowych elementów. Dla części dotyczącej dostawców (Suppliers) odpowiadamy na pytanie ‘’Kto jest dostawcą wkładów’’. Następnie wyliczamy po kolei owych dostawców. Dla części Inputs musimy zidentyfikować i wyliczyć wkłady w proces, inaczej bariery/ elementy wejścia. W części Process wstawiamy nazwę analizowanego procesu. Kolejnym etapem jest wypełnienie pola Outputs– wymieniamy wyniki procesu, elementy wyjścia. Ostatni element- Customers, to pole w którym wymieniamy wszystkich klientów procesu.
Diagram odpowiadający na takie pytania stanowi dla nas bazę, do projektowania szczegółowego procesów. Spisywanie każdego elementu jest istotne również pod kątem projektowania samej technologii w systemie IT, który służy do planowania, kolejkowania produkcji.
Notowanie to niedoceniana czynność wśród naszych pracowników. Niewielu z nas ma pamięć absolutną! Natłok informacji jest ogromny. Przy wdrożeniach stawiamy sobie cele, rozdzielamy je na zespół, prowadzimy konsultacje, z których powinny być prowadzone notatki oraz zapisy przemyśleń własnych. Dopiero wtedy mamy bazę do analizy i wniosków. Często jednym z podstawowych zaleceń przy wdrożeniu jest noszenie przy sobie kalendarza, nie ważne, czy analogowego, czy cyfrowego, ale skutecznego i pełnego notatek, z których wynikają realizacje.
Pracodawco – zanim postanowisz wydać setki tysięcy złotych na nowy system, to przeprowadź konsultacje i szkolenia dotyczące prawidłowych wdrożeń dla swoich pracowników. Niech nauczą się metody, by jednolicie podejść do działań, a da to większą gwarancję sukcesu. Wyznaczaj projekt managera i osoby odpowiedzialne za określone elementy/ obszary działań. Weryfikuj postępy prac i testuj. IT w firmie jest jak rower, aby go obsłużyć musisz najpierw przejść instruktarz jazdy, a towarzyszą mu czasem otarcia i łzy.
Co ciekawe, często po stronie firm wdrożeniowych mamy project managera, który jest świetny technicznie, organizuje swoich ludzi,… ale nie potrafi analizować jak w anegdocie „z polskiego, na nasze”. Lider projektu, który pracował w różnych branżach, albo w podobnej do wdrażanej u klienta, to prawdziwy skarb, który z zapleczem programisty jest w stanie bardzo usprawnić pracę.
Rekomenduję przy projekcie wdrożenia IT na Twojej produkcji zrobić analizę SIPOC, by mieć obraz przebiegu prac, ograniczeń i konsekwencji oraz by wiedzieć, jak też skutecznie ten proces zakończyć.